July 29, 2024
Processen bespreekbaar maken kan uitdagend zijn, maar is wel essentieel voor het verbeteringen, compliance en transformaties. Gelukkig kan je hiervoor de nodige hulp inschakelen. Maar we geven je o.a. alvast wat tips om de knelpunten in het proces op te sporen.
Processen bespreekbaar maken kan uitdagend zijn, maar is wel essentieel voor het verbeteringen, compliance en transformaties. Gelukkig kan je hiervoor de nodige hulp inschakelen. Maar we geven je o.a. alvast wat tips om de knelpunten in het proces op te sporen.
Het optimaliseren van je processen is een continu proces en het loont daarom om te kijken waar en hoe jij je processen kunt verbeteren, al dan niet met behulp van een professional. Op basis van gegevens uit de data-analyse en de observaties van de processen wordt een overzicht gemaakt van de mogelijke procesoptimalisatie. Dit kan laaghangend fruit zijn, maar ook complexere oplossingen omvatten. Alles is mogelijk.
Procesoptimalisatie kan verschillende voordelen opleveren, zoals tijd- en geldbesparing, klachtvermindering of de concurrentie voor blijven. Maar denk ook andere zaken als het verbeteren van een bedrijfscultuur en het inwerktraject versnellen. De grootte van een proces maakt niks uit, het doel is het verbeteren en daarmee je organisatiedoelstellingen verbeteren.
De stappen bij een procesoptimalisatie zijn geen vast gegeven, maar toch zijn er een drietal stappen die vrijwel altijd gevolgd worden.
De knelpunten binnen een bedrijfsproces opsporen doe je door gebruik te maken van het “Lean Management” -methodologie. Er zijn 7 soorten afval volgens deze methodologie: bewegingen, voorraad, transport, defecten, wachten, onnodige stappen en overproductie. Verder is het erg veel meten, meten en nog eens meten. Verder is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat het soms niet nodig is om software te investeren omdat je in sommige gevallen door mens en proces aan te passen je kan optimaliseren. Staar je dus niet blind op software.
De logistieke engineers bij UC Group kunnen op basis van diverse modellen een analyse van jouw processen doen en aan de hand daarvan een advies uitbrengen waar optimalisaties mogelijk zijn. Bij UC Group wordt niet alleen een proces beschreven, maar ga je ook echt aan de slag met procesoptimalisatie.
Er is geen one-size-fits-all methode. Welke aanpak past, hangt af van je proces, je doel en je organisatie. Een paar veelgebruikte methodieken:
De kunst is niet om zoveel mogelijk methodes toe te passen, maar om de juiste te kiezen voor het knelpunt dat je wilt oplossen. Begin daarom altijd bij het probleem, niet bij de methode.
Optimaliseren klinkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis op dezelfde punten.
De meest voorkomende valkuil? Direct in oplossingen schieten zonder het probleem echt te begrijpen. Andere klassiekers: te veel tegelijk willen aanpakken, de mensen op de werkvloer niet betrekken, en verbeteringen niet borgen — zodat het proces na een paar maanden weer terugveert naar de oude situatie.
Optimaliseren is geen eenmalig project, maar een manier van werken. Meten, verbeteren, borgen — en dan opnieuw.
Sommige processen vragen om aandacht, andere lopen prima. Hoe weet je waar je moet beginnen?
Let op signalen als oplopende doorlooptijden, terugkerende klachten, veel handmatig correctiewerk of medewerkers die telkens tegen dezelfde frustraties aanlopen. Ook processen die sterk leunen op één persoon zijn kwetsbaar. Zulke signalen wijzen bijna altijd op verspilling die je kunt wegnemen.
Een procesbeschrijving legt vast hoe een proces nú verloopt. Procesoptimalisatie is de volgende stap: op basis van dat inzicht het proces daadwerkelijk verbeteren.
Nee. Vaak levert het aanpassen van mens en proces al veel op, zonder een euro aan software uit te geven. Staar je dus niet blind op technologie.
Dat verschilt per proces. Laaghangend fruit pak je soms binnen enkele weken; complexere verbeteringen vragen meer tijd. Belangrijk is dat je klein begint en resultaten zichtbaar maakt.
Als je zelf de knelpunten niet scherp krijgt, als eerdere verbeterpogingen niet beklijfden, of als je simpelweg de capaciteit mist. Een frisse blik van buitenaf legt vaak sneller de vinger op de zere plek.
Begin klein en concreet. Kies één proces met een duidelijk knelpunt, breng de huidige situatie in kaart, en maak de verbetering meetbaar. Succes op kleine schaal creëert draagvlak voor de volgende stap.
Wil je niet alleen je proces beschrijven, maar er ook echt mee aan de slag? Ontdek hoe onze specialisten je processen optimaliseren — van analyse naar realisatie.
UC Group werkt overal, onze professionals wonen verspreid over de Benelux. Onze verzamelplaatsen zijn Rotterdam en Nieuwkuijk. Kom eens koffie drinken en kennis maken!
