Procesbeschrijving: waarom en hoe?

Een procesbeschrijving legt vast hoe het werk in jouw organisatie écht verloopt: wie doet wat, in welke volgorde en waarom. Goede procesbeschrijvingen maken kennis overdraagbaar, leggen de basis voor verbetering en voorkomen dat cruciale processen alleen in de hoofden van mensen zitten.

Weet je waar de procesbeschrijvingen van uw organisatie zich bevinden en weten uw medewerkers dat ook? Wij komen in onze praktijk procesbeschrijvingen in alle soorten, maten en vooral versies tegen. Slechts zelden zijn ze actueel en worden ze gezien als een verplicht nummer in het kader van SOX, Quality Assurance of IT-implementatie. Waarom zouden we bedrijfsprocessen überhaupt beschrijven? Wat is de toegevoegde waarde? Kunnen procesbeschrijvingen en de proces-vereisten effectief geborgd worden in de organisatie?

Waarom procesbeschrijvingen?

Het beschrijven van processen is de meest concrete en ook gestructureerde vorm van het vastleggen van kennis in de lerende organisatie. Kennis die gedeeld kan worden op momenten dat nieuwe en/of tijdelijke medewerkers een bijdrage moeten gaan leveren voor de organisatie.

Daarnaast is het ook zeker kennis die niet meteen weg is nadat een medewerker uw organisatie plotseling verlaat.

Organisaties hebben in toenemende mate te maken met toezichthouders (Belastingdienst, AFM, DNB, Voedsel & Waren autoriteit, etc). De toezichthouder wil weten of een organisatie de processen beheerst.

Last but not least: procesbeschrijving is essentieel voor professionalisering op o.a. de volgende vlakken:

• ERP pakketselectie of herinrichting/migratie
• Risico beheersing
• Sturing
• Kosten efficiency
• Optimalisatie

Inzicht in en begrip van de onderliggende processen en procesketens moet uiteindelijk leiden tot effectieve aansturing en management van deze processen en procesketens, een betere en/of hogere output en daardoor een hogere opbrengst voor de organisatie. Stelling: “Het is onmogelijk om een proces te verbeteren als men niet de processen heeft beschreven.”

Hoe beschrijf je processen?

Allereerst is het van belang vast te stellen dat er een grote verscheidenheid is aan procesbeschrijvingsmethodieken en tools die daarbij kunnen ondersteunen. Ongeacht de gekozen methodiek zijn er een aantal generieke uitgangspunten die helpen effectief en efficiënt processen in kaart te brengen en actueel te houden.

Uitgangspunten

• Bewaar overzicht en zorg voor een “procesplaat” op hoofdlijnen.
• Beschrijf in eerste instantie welke producten/diensten worden geleverd voor welke klanten (waarde-ketens).
• Knip de waarde-keten op in logische processtappen.
• Kies voor een afdelings-overschrijdende en interactieve aanpak; laat betrokkenen duidelijk maken hoe men samenwerkt.
• Structureer de processen naar aard en volgtijdelijkheid.
• Identificeer proces triggers (input), de feitelijk uit te voeren activiteit (Throughput) en de op te leveren producten (Output).
• Verdiep de processen naar activiteiten en leg vast wat de activiteit inhoud, wie deze doet en verwijs eventueel naar werkbeschrijvingen.
• “Keep it Short and Simple”.

Een procesbeschrijving is een eerste stap naar een procesverbetering. Wij hopen je handvatten te hebben gegeven voor jouw huidige of toekomstige project.

‍

‍

Wat levert een goede procesbeschrijving op?

Een procesbeschrijving is geen doel op zich. De waarde zit in wat je ermee kunt.

Goed vastgelegde processen leveren je concreet op:

• Snellere inwerktijd — nieuwe en tijdelijke medewerkers zijn sneller productief.
• Behoud van kennis — vakkennis verdwijnt niet zodra iemand vertrekt.
• Grip en compliance — je toont aan toezichthouders aan dat je je processen beheerst.
• Basis voor verbetering — je kunt pas optimaliseren wat je hebt beschreven.
• Betere systeemkeuzes — bij een ERP-selectie of migratie weet je precies wat je nodig hebt.

Veelgemaakte fouten bij het beschrijven van processen

Processen beschrijven lijkt eenvoudig, maar in de praktijk struikelen organisaties over dezelfde dingen.

De klassiekers: te veel detail waardoor niemand het document nog leest, beschrijven vanachter een bureau in plaats van samen met de werkvloer, en beschrijvingen die na oplevering direct verouderen. Vermijd deze valkuilen door de mensen die het werk doen actief te betrekken en het overzicht altijd voorop te stellen.

Hoe houd je procesbeschrijvingen actueel?

De grootste valkuil? Een prachtige beschrijving die na een jaar niemand meer herkent. Processen veranderen, en je documentatie moet meebewegen.

Maak daarom één persoon of rol verantwoordelijk voor het onderhoud, koppel updates aan momenten waarop het proces sowieso verandert, en houd het simpel. Een beknopte, actuele beschrijving is meer waard dan een uitputtend document dat niemand leest. "Keep it Short and Simple" geldt ook hier.

Veelgestelde vragen over procesbeschrijvingen

Wat is een procesbeschrijving?

Een procesbeschrijving legt gestructureerd vast hoe een proces verloopt: welke input erin gaat, welke activiteiten worden uitgevoerd, wie ze doet en welke output het oplevert.

Wat is het verschil met een werkinstructie?

Een procesbeschrijving geeft het overzicht op hoofdlijnen — de samenhang tussen stappen en afdelingen. Een werkinstructie zoomt in op hoe je één specifieke handeling uitvoert.

Welke methode kan ik het beste gebruiken?

Er zijn veel methodieken en tools. Belangrijker dan de keuze is dat je overzicht bewaart, afdelingsoverschrijdend werkt en de betrokkenen zelf laat vertellen hoe ze samenwerken.

Hoe gedetailleerd moet een procesbeschrijving zijn?

Zo gedetailleerd als nodig, zo beknopt als mogelijk. Begin op hoofdlijnen met een procesplaat en verdiep alleen waar het echt waarde toevoegt. Detail dat niemand gebruikt, veroudert alleen maar sneller.

Wil je van beschrijving naar verbetering? Onze specialisten helpen je processen in kaart te brengen én te optimaliseren — van advies naar realisatie.