Succesvolle WMS-transitie zonder stilstand van de operatie

KPI's in één oogopslag

• Fundament gelegd voor structurele besparing van 6 FTE
• On-time go-live
• Binnen goedgekeurd CAPEX-budget
• 3 gefaseerde go-live momenten
• Geen stilstand of terugval naar het oude systeem sinds livegang

De uitdaging

Rubix is een toonaangevende distributeur van industriëleproducten met een omzet van meer dan €3 miljard en ruim 10.000 medewerkers. InNederland draaide de organisatie op een meer dan tien jaar oud Manhattan ScaleWarehouse Management System (WMS), dat aan vervanging toe was om de logistiekeoperatie toekomstbestendig te maken.

De businesscase voor de implementatie was helder: het nieuweWMS moest voldoende efficiëntieverbeteringen opleveren om een structurelebesparing van 6 FTE mogelijk te maken binnen een organisatie van ongeveer 100medewerkers. Daarnaast moest het project worden gerealiseerd binnen een strakbudget en volgens planning, zonder risico's voor de dagelijkse operatie.

Onze aanpak

UC Group ondersteunde Rubix met ervaren programmamanagementgedurende het volledige implementatietraject.

Na een eerste analyse- en afstemmingsfase werd een ervarenProgram Lead ingezet die alle werkstromen integreerde en aanstuurde. Er werdeen robuuste governance-structuur ingericht met duidelijkeverantwoordelijkheden, besluitvorming, stakeholdermanagement en meetbaredeliverables.

Om risico's te beperken en de implementatie beheersbaar tehouden, werd gekozen voor een gefaseerde aanpak. De software werd opgeleverd inScrum-sprints, waarbij iedere oplevering werd afgesloten met System IntegrationTesting (SIT) en User Acceptance Testing (UAT).

Voor de uiteindelijke ingebruikname werden bovendien eenuitgebreide Silver Test en Gold Test uitgevoerd op de werkvloer om deoperationele continuïteit volledig te kunnen valideren.

De livegang vond plaats in drie gefaseerde stappen, waardoorrisico's verder werden beperkt en de business gecontroleerd kon overschakelennaar het nieuwe platform.

Resultaat

Het nieuwe Warehouse Management System werd succesvol livegebracht in de vooraf afgesproken maand en volledig binnen het goedgekeurdeCAPEX-budget.

Sinds de livegang draait het systeem technisch stabiel: geenstilstand en geen terugval naar het oude systeem. De overstap naar de nieuwemanier van werken zorgde in de eerste weken wel voor een tijdelijke toename vande backlog. Het team heeft deze binnen zes weken na livegang volledigweggewerkt.

Ook de beoogde besparing van 6 FTE staat nog niet volledigop de teller. De implementatie heeft wel het fundament gelegd voor dezebesparing: de procesoptimalisatie en automatisering die ervoor nodig zijn, zijngerealiseerd. De daadwerkelijke FTE-reductie volgt in de periode na livegang,naarmate de nieuwe werkwijze verder inslijt.

Minstens zo belangrijk was dat tijdens de overgang debestaande mechanisatie probleemloos bleef functioneren. Zowel de bevoorradingvan de winkels als de leveringen aan directe klanten verliepen zonderonderbrekingen.

De Benelux Sales Director van Rubix omschreef de livegangals:

"Ik heb nog nooit een cut-over meegemaakt met zoweinig impact op het verkoopteam en onze klanten."

Een belangrijke factor achter dit resultaat was desamenwerking met Rubix zelf en met Manhattan. Het interne team van Rubix brachtpraktijkkennis van de eigen operatie in en nam eigenaarschap over de nieuwewerkwijze, terwijl Manhattan als softwareleverancier nauw aansloot bij deplanning en snel schakelde tijdens de testfasen. Die professionaliteit aanbeide kanten was minstens zo bepalend voor het resultaat als hetprogrammamanagement zelf.

Dankzij de combinatie van strak programmamanagement,gefaseerde implementatie en intensieve samenwerking tussen alle betrokken teamsrealiseerde Rubix een WMS-transitie die technisch zonder stilstand verliep enoperationeel nauwelijks merkbaar was voor verkoop en klanten.

Impact

Met de implementatie van het nieuwe Manhattan WMS heeftRubix een toekomstbestendig logistiek platform gerealiseerd dat succesvolbinnen planning en budget is opgeleverd. Dankzij strak programmamanagement, eengefaseerde implementatie en een gecontroleerde 3-staps go-live verliep deovergang naar het nieuwe systeem zonder stilstand of terugval, en bleven dewarehouseprocessen, winkelbevoorrading en leveringen aan klanten gedurende hetvolledige traject ononderbroken. Het fundament voor de beoogde structurelebesparing van 6 FTE is gelegd; de volledige realisatie daarvan volgt in deperiode na livegang. Het resultaat: een on-time en within-budget livegang meteen stabiele basis voor businesswaarde op de langere termijn.

‍