Waarom Lean management mislukt binnen organisaties

Veel voorkomende fouten bij werken met Lean Management

Niemand doet dingen foutloos. Maar is er een goede reden waarom u niet van anderen zou willen leren? Wij sommen voor u op welke fouten wij in onze lange ervaring met Lean management zijn tegengekomen, vele fouten hebben we zelf gemaakt, sommige van anderen gezien.

1. Wachten
   Er is natuurlijk altijd een reden te vinden om iets niet te doen. Geen tijd, geen noodzaak, geen deskundigheid of geen zelfvertrouwen. Eigenlijk zou u als eerste in uw sector met Lean management gestart moeten zijn. Want gewoon op tijd ergens mee beginnen betekent ook tijdig resultaten behalen. Als u later start en u misschien kort door de bocht moet om alsnog met de concurrentie mee te kunnen, kan het zijn dat u meteen zwaardere maatregelen in moet zetten.
2. Met de verkeerde bal spelen.
   Het Lean spel wordt vaak omschreven als een ballenbak – met grote en kleine ballen. Veel directieleden willen vanuit logica en ambitie graag aan grote projecten werken en slaan daarom de quick wins over. Als u dit zo doet ontneemt u daarmee helaas vrijwel de gehele organisatie de kans om Lean op een leuke manier goed te leren toepassen. De grote projecten zijn vaak lastiger en voortgang is moeilijker. Zal uw organisatie die uitdaging wel meteen op durven pakken? Misschien zult u te weinig volgers krijgen met als gevolg dat u het allemaal alleen moet doen.
3. Lean management is voor de vloer.
   Als u Lean alleen op de werkvloer introduceert, zult u weinig oogsten. Op de werkvloer zijn vaak wel de symptomen zichtbaar, maar de oorzaken liggen vaak elders (besturing, ontwerp, besluitvorming, afdelingsbelangen, budgetregels). Als u Lean alleen op de werkvloer introduceert, vraagt u dus eigenlijk ook om in andere (oorzakelijke) processen en in management niets te doen. Uw klanten zullen er dus erg weinig van merken en uw voordeel zal gering zijn.
4. Alles zelf uitvinden.
   Lean is leuk! Daarmee is de verleiding groot voor u en uw management om alles zelf uit te vinden en alles zelf te doen. Lean is sowieso een lange reis, maar als u Lean invoert middels alleen maar zelf uitvinden zal zowel de start alsook de voortgang langzaam gaan. Alle kans dus dat u door uw concurrenten wordt ingehaald. Lean invoeren zonder de juiste begeleiding van ervaren mensen is bovendien bijna een garantie om in een of meerdere van de vele valkuilen te vallen.
5. Meer Black Belts aannemen om meer problemen op te lossen.Vaak wordt verondersteld dat een interne Black Belt goedkoper en net zo effectief is als een goede trainer, coach of adviseur. Het nadeel van eigen Green en Black Belts is dat deze deel uit zullen maken van de cultuur van de organisatie. Ze worden vroeg of laat net zo politiek bewust als uw andere werknemers en zoeken bij voorkeur de leuke klussen met weinig persoonlijk risico op. Een ervaren externe kracht kan de status quo immers ter discussie stellen en steeds opnieuw zorgen dat iedereen scherp blijft. Dat is juist de toegevoegde waarde van een adviseur.
6. Overfocus op efficiency.
   Als u roept dat efficiency het enige belangrijke is, dan gaan uw mensen alleen maar kijken naar efficiency. Hoe efficiënt maken we gebruik van wat we hebben? Dat lijkt op zich misschien niet zo erg, maar ook uw configuratie is heel erg belangrijk. Kortom hoe ziet uw netwerk eruit, hoe ziet uw warehouse eruit of hoe ziet uw productieapparaat eruit? Als u niet aan beide kanten werkt, zult u helaas geen winnaar worden. Heel efficiënt gebruik maken van een ouderwetse configuratie is vandaag echt niet goed genoeg meer. Andersom is ook waar: Inefficiënt werken met een super moderne configuratie is ook niet goed genoeg.
7. Het gehele vraagstuk niet goed begrijpen.
   Als u te weinig tijd besteed aan uw eigen begrip omtrent uw klanten, uw processen, de kwaliteiten van uw mensen of Lean management als methodiek dan gaat het mis. U blijft namelijk verantwoordelijk voor het geheel en zult middels coachend leiderschap uw organisatie naar een hoger niveau moeten brengen. Hoe gaat u dat doen als u het huidige functioneren niet goed kunt observeren? Onderschat uw eigen rol daarin vooral niet.
8. Continuous Improvement laten concurreren met andere initiatieven.
   Als u willekeurige initiatieven met elkaar laat concurreren met continuous improvement, laat u uw mensen met elkaar concurreren en creëert u overbelasting en verspilling van uw belangrijkste werknemers. Nu vinden wij uitdagen van medewerkers wel een belangrijke positieve eigenschap, maar ga het nu niet overdrijven. Veel mensen zullen het spel oppervlakkig meespelen, maar toch voor hun eigen belang kiezen. Een enthousiaste start en een programma dat een zachte dood sterft ligt voor de hand.
9. Uw management buitenspel zetten.
   Te weinig betrokkenheid van uw management laat mensen denken dat het uw programma is en uw unieke verantwoordelijkheid. Zij zullen hun eigen traditionele verantwoordelijkheden invullen, blijven gewoon hun eigen werk in hun eigen afdeling doen en laten Lean aan u over. Ze zullen de bemanning of implementatie van verbeterprojecten kunnen frustreren en buiten uw beeld hun mensen toch aan het afdelingsbelang laten werken.
10. Snel klaar zijn met Lean.
    We zien het helaas nog regelmatig – een training, een paar projecten, een verbeterbord en dan wordt er geroepen dat er Lean gewerkt wordt. Vergelijk het maar eens met golfen, de vaardigheid wordt toch niet opgebouwd met een paar lessen en een golfvaardigheidsbewijs? Lean is nooit klaar, het kan altijd beter. Als u denkt dat uw onderneming klaar is met Lean, zult u het verbeterbord zien verstoffen, wordt het aantal verbetervoorstellen minder, verdwijnen problemen onder de tafel en stopt de reis (lees ook: ‘Lean implementeren, fluitje van een cent’)

Tips om het anders te doen

Wees echter niet bang voor al deze mogelijke fouten, want het kan ook anders:

• Wacht niet, start vandaag! Bijvoorbeeld door onze Lean Game of Lean Workout
• Begin met Quick Wins, maar zorg voor een strategisch vervolg
• Betrek alle werknemers/ alle processen
• Huur de juiste expertise in.
• Laat lijnmanagement de verantwoordelijkheid houden

• Werk aan efficiency én configuratie
• Begrijp het gehele vraagstuk
• Neem Lean management prominent op in uw lange termijn strategie
• Geef uw management de tijd om Lean goed te leren 
• Blijf investeren in training en coaching en wordt zelf de drijvende kracht

Naar uw eigen inzicht kunt u onder de noemer Lean management ook principes gebruiken uit de Six Sigma, Theory Of Constraints en Total Productive Maintenance methoden, er is een sterke samenhang tussen deze verbetermethodieken. Ook in de combinatie vormt het een filosofie over hoe je in een onderneming samen kunt bouwen aan een cultuur van continu verbeteren.

Meer weten over dit onderwerp? Lees dan ook ons blog over ‘Veranderen? Probeer eens wat anders!‘ over verschillende verbetermethodieken.