Process Mining: heldere procesflows op de seconde secuur

Even voorstellen! Mijn naam is Sylvia Boot en ik ben sinds vorig jaar partner bij UC Group.

Procesverbetering

Mijn specialisatie is simpel gezegd ‘procesverbetering’. En dan het liefst processen in de maakindustrie of logistiek. Dat vind ik prettig omdat de producten daar tastbaar zijn. Je kan – bij wijze van spreken – je hand uitsteken en ze aanraken. Als ik me in zo’n specifiek proces verdiep – vaak duik ik daarbij in de data –  dan gebeurt er bij mij ook altijd iets raars . En dat is waar ‘the magic happens’. Ik heb zeg maar mijn eigen persoonlijke ‘visualisatie-tool’. Want ik zie alles in mijn hoofd voor me gebeuren. Ik zie hoe de producten zich door de fabriek of door het logistieke proces bewegen en wat de mensen en machines ermee doen. En dát geeft me het ultieme inzicht. Vaak ontstaat daar dan ook het begin van de oplossing die ik uiteindelijk – samen met de mensen in dat proces – ontwikkel.

Biologie

Mijn eigen proces is trouwens ook best interessant. Want hoe ben ik tot deze carrière en deze specialisatie gekomen? Net als alles begon het bij mij allemaal met biologie. Maar bij mij letterlijk, want ik ging Biologie studeren in Utrecht. De natuur heeft miljoenen jaren de tijd gehad om haar processen te optimaliseren. Dus, als je écht over processen wil leren dan is Biologie een prima studie. Daar werd dan ook de basis gelegd voor mijn kennis.

Omdat ik graag impact wil maken in het bedrijfsleven door bedrijven te helpen met hun processen plakte ik er nog wat studies aan vast in de richting van Bedrijfswetenschappen en Energie Management. En bekwaamde ik mezelf op het gebied van automatisering en data-analyse. Want beide zijn uiteraard onmisbaar in de wereld van processen. Sindsdien help ik bedrijven om hun processen te verbeteren. Daarom voel ik me ook zo thuis bij het credo van UC data & transformation: ‘blijvend verbeteren’.

Bij procesverbetering kijk je vaak hoe je met dezelfde – of minder – resources betere resultaten kan halen. Hoe je efficiënt om kan gaan met resources. Dit kunnen mensen zijn maar bijvoorbeeld ook grondstoffen, hulpstoffen, energie en water. Uiteindelijk is alles weer herleidbaar tot energie. En hiermee is de cirkel eigenlijk weer rond en ben ik weer met biologie bezig. In mijn volgende blogs neem ik jullie graag mee langs enkele projecten waar ik trots op ben. Maar eerst wil ik kort nog even iets kwijt over mijn stokpaardje: process mining.

Process Mining

Simpel gezegd is dit een techniek die wordt gebruikt in procesmanagement waarbij bedrijfsprocessen worden geanalyseerd aan de hand van ‘event logs’ uit informatiesystemen. Tijdens process mining pas je data analyse methodieken toe op event logs om hieruit trends, patronen en bepaalde details te halen. Waarmee je vervolgens een ‘beter proces’ kan creëren. Je bent dus aan het optimaliseren, zoals in onderstaand plaatje.

Het mooie is van process mining vind ik dat er op detailbasis naar processen wordt gekeken. Zelfs tot seconde niveau. Waarna dit helemaal wordt opgebouwd naar een overzicht op hoofdlijnen. Waardoor in- en uitzoomen heel gemakkelijk wordt. Ook kan met procesmining de stroom door de processtappen worden gevisualiseerd. Iets wat ik al in mijn hoofd deed als ik naar de data keek maar wat ik nu ook aan de mensen zelf kan laten zien.

Zoals ik al aankondigde vertel ik jullie in een volgend blog wat uitgebreider over de projecten die ik nu aan het oppakken ben met process mining. Zo analyseerde ik processen binnen fabrieken en distributie centra. Van hoe de onderhoud-werkorders verliepen tot de flow van pallets door een warehouse. Wat zijn piek momenten? Welke stappen zijn relatief langzaam?  Zit er verschil tussen ploegen?

Mensen

Wat ik ook mooi vind aan process mining is dat je hierbij altijd uit gaat van wat er wérkelijk (althans: volgens de systemen) is gebeurd en niet alleen van de verslagen van mensen in het proces. Want mensen, ondanks hun goede bedoelingen, geven vaak informatie die misschien voor 80- of- 90% overeenkomt met de werkelijkheid. En we weten allemaal hoe belangrijk goede data is voor een juiste analyse. Om te komen tot de uiteindelijke oplossing: een beter proces, is de steun en hulp van de mensen in dat proces uiteraard wel essentieel. Ik vind het uiteindelijk vooral mooi dat ik met de door mij vergaarde inzichten niet alleen bedrijven help maar vooral de mensen. Die met de nieuwe inzichten meer houvast hebben en hun eigen kennis en kunde vol kunnen inzetten voor betere processen