Procesbeschrijving: waarom en hoe?

Waarom procesbeschrijvingen?

Het beschrijven van processen is de meest concrete en ook gestructureerde vorm van het vastleggen van kennis in de lerende organisatie. Kennis die gedeeld kan worden op momenten dat nieuwe en/of tijdelijke medewerkers een bijdrage moeten gaan leveren voor de organisatie.

Daarnaast is het ook zeker kennis die niet meteen weg is nadat een medewerker uw organisatie plotseling verlaat.

Organisaties hebben in toenemende mate te maken met toezichthouders (Belastingdienst, AFM, DNB, Voedsel & Waren autoriteit, etc). De toezichthouder wil weten of een organisatie de processen beheerst.

Last but not least: procesbeschrijving is essentieel voor professionalisering op o.a. de volgende vlakken:

• ERP pakketselectie of herinrichting/migratie
• Risico beheersing
• Sturing
• Kosten efficiency
• Optimalisatie

Inzicht in en begrip van de onderliggende processen en procesketens moet uiteindelijk leiden tot effectieve aansturing en management van deze processen en procesketens, een betere en/of hogere output en daardoor een hogere opbrengst voor de organisatie.

Stelling

“Het is onmogelijk om een proces te verbeteren als men niet de processen heeft beschreven.”

Hoe beschrijf je processen?

Allereerst is het van belang vast te stellen dat er een grote verscheidenheid is aan procesbeschrijvingsmethodieken en tools die daarbij kunnen ondersteunen. Ongeacht de gekozen methodiek zijn er een aantal generieke uitgangspunten die helpen effectief en efficiënt processen in kaart te brengen en actueel te houden.

Uitgangspunten

• Bewaar overzicht en zorg voor een “procesplaat” op hoofdlijnen.
• Beschrijf in eerste instantie welke producten/diensten worden geleverd voor welke klanten (waarde-ketens).
• Knip de waarde-keten op in logische processtappen.
• Kies voor een afdelings-overschrijdende en interactieve aanpak; laat betrokkenen duidelijk maken hoe men samenwerkt.
• Structureer de processen naar aard en volgtijdelijkheid.
• Identificeer proces triggers (input), de feitelijk uit te voeren activiteit (Throughput) en de op te leveren producten (Output).
• Verdiep de processen naar activiteiten en leg vast wat de activiteit inhoud, wie deze doet en verwijs eventueel naar werkbeschrijvingen.
• “Keep it Short and Simple”.

Procesbeschrijvingen en UC!

U snapt het, een procesbeschrijving is een eerste stap naar een procesverbetering. Wij hopen u handvatten te hebben gegeven voor uw huidige of toekomstige project. In ieder geval heeft u nu de sleutel tot succes zelf in handen. Heeft u onafhankelijk advies nodig bij uw procesbeschrijving en/of procesverbetering? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.