Uit de serie Cloud-kwartet: VIER OFFICE 365 TIPS | deel 2

Geschreven door:

28 mei 2020

Uit de serie Cloud-kwartet: VIER OFFICE 365 TIPS

De Cloud. Voor velen is dit een bekend begrip. Want dat is een…ehm..dinges. Waar je bestanden opslaat en iets met programma’s & websites kan doen. Met computers en internet. Toch?

Beetje flauw, maar laten we zeggen dat de tijd dat je een computer kocht voor veel geld en daar zelf software bij moest maken, al even achter ons ligt. Ik kan nu binnen 5 minuten een complete server met besturingssysteem online uitzoeken, activeren en achteraf per uur afrekenen. En ik mag dan kiezen of die server ergens in Nederlands staat of ergens anders ter wereld. En dat doe ik dan allemaal ‘in de cloud’.

De komende tijd zal er in de UC Group Nieuwsbrief steeds een kort bericht verschijnen onder de noemer Cloud Kwartet. Elke keer bespreken aan de hand van vier punten een bepaald onderwerp rondom het begrip ‘Cloud’.

HET OFFICE 365 KWARTET

Afgelopen maanden zijn hele volksstammen in no-time verhuist van werken op kantoor, naar werken vanaf thuis. Dat was voor sommigen al routine, thuiswerken is natuurlijk niet nieuw. Wat wel voor velen nieuw was, is het online vergaderen met beeld erbij. We gingen massaal aan de Zoom, Google Hangouts en niet te vergeten Microsoft Teams. Ook geschikt voor de vrimibo!

Dat Microsoft Teams is onderdeel van het zogenaamde Office 365 pakket van Microsoft. En Microsoft timmert al een flink aantal jaren aan heel doordachte uitwerking van hun visie op digitaal werken en vooral digitaal samenwerken. Dat begint al bij de meest bekende programma’s zoals Outlook, Word en Excel.

1.HYBRIDE OR NOT TO HYBRIDE

Nog zo’n term: hybride. In het geval van Office 365 betekent hybride dat je op je eigen laptop of PC programma’s als Word, Excel en Outlook geïnstalleerd hebt staan en daarin kan werken. Maar dat kan je ook volledig online doen, direct via je internet browser.

Nog niet alle functies zijn in de online versies beschikbaar zijn, maar voor de gemiddelde gebruiker meer dan genoeg. Je kan op deze manier overal ter wereld je eigen bestanden openen en bewerken.

Voor wie nog voor de keuze staat om te migreren naar Office 365; er valt zeker wat te kiezen hoe je met Office gaat werken. Volledig online (in de cloud) of toch met een vertrouwde installatie op laptop of pc. En als je bedenkt dat heel veel programma’s tegenwoordig niet meer geïnstalleerd hoeven te worden, maar via een browser te openen zijn; waarom zou je dan nog een laptop of pc aanschaffen?

In alle gevallen: je moet wel zorgen dat je je bestanden die wilt delen met elkaar in de ‘cloud’ opslaat. En dat werkt soms ook anders…

2.OVERAL EN ALTIJD OPSLAAN

Je hebt ze er altijd wel tussen zitten: van die mensen die bestanden niet goed opslaan. Die de laatste belangrijke versie van die ene offerte op het bureaublad van hun laptop hebben staan. Ook in de digitale wereld is een ‘clean desk policy’ belangrijk. Dat is voor een groot deel gedrag en gewenning.

We zijn door de jaren gewend geraakt om bestanden in een ‘mapje’ op te slaan. We hebben die kasten met klappers en steekhoezen in het kantoor, gewoon gekopieerd naar onze computers. Schijf ‘O’ is voor de afdeling sales. Submap Offertes. En dan een mapje per klant. Heel gestructureerd toch?

Stel je nu eens voor dat je een bestand gewoon opslaat. En omdat je je Office 365 heel goed hebt ingericht, komt het sowieso in je online opslag en wordt het bestand automatisch voorzien van een aantal labels. Bijvoorbeeld: dat het een offerte is, wie deze heeft gemaakt en wat het onderwerp is. Je stelt het bestand direct beschikbaar voor een groep mensen of specifieke personen.

En omdat je het deelt met een groep of specifieke mensen, hoef je dat bestand niet meer te mailen. Of zelfs maar te mailen dat het bestand in die map X klaarstaat (en nabellen: heb je mijn mail gezien).

Wat het scheelt? Heel veel dubbele handelingen, dubbele data & opslagcapaciteit om maar eens iets te noemen. En maar opslagcapaciteit bijkopen in de cloud en de backup uitbreiden. Terwijl het gros van die data dubbel of driedubbel is. Het rekensommetje meer dan waard!

3.SAMENWERKEN…MAAR NU ECHT

Ok, we delen dus ons bestanden. En ons zijn dan de personen of groep waarmee je samenwerkt. Dat is wel even wennen… Ben je bezig in Excel of Word, zie je opeens een gekleurde cursor voorbij vliegen. Zit je collega ook in dat bestand te werken. In JOUW ..oh nee…jullie bestand.

Dat is écht wel het benoemen waard, als je gaat werken in Office 365.

Ga je als organisatie die stap naar écht samenwerken nemen? Het kan, maar het is wel even wennen zullen we maar zeggen. Technisch migreren naar Office 365 vanaf een server die je op kantoor hebt staan, is echt geen revolutie. Echt, echt samenwerken is wel even andere koek en daar hebben ze bij Microsoft wel goed over nagedacht. Investeer daar in, of maak in ieder geval keuzes.

4. DYNAMISCH versus STATISCH

Werken ‘in de cloud’; in dit geval de Office 365 omgeving staat voor samenwerken & co-creatie. En dat doen we ad-hoc en heel dynamisch. We hebben een call in Teams; al pratende worden er wat gegevens via het chat kanaal gedeeld. Een half uur later staat het nieuwe project in de steigers. Prima, goede vergadering. Allemaal even zwaaien naar de camera…

Nu is Teams een communicatie en samenwerkingskanaal binnen Office 365. Het dynamische karakter betekent dat je in Teams ook zo een kanaal hebt gemaakt, bestanden via dat kanaal deelt en aanmaakt. Het absolute pluspunt is dat dit zo kan, dit is echt Teamwork ondersteunt door techniek.

En het gaat ook volledig in tegen de statische manier van werken die we normaal waren. Van voor de cloud weet u nog? Want toen moest die offerte in map Y op G schijf…onder Jansen. Er worden nog wel eens verwoede pogingen gedaan, om onze statische manier van opslaan en gegevensbeheer te kopiëren naar deze nieuwe oplossingen. Iets om heel goed over na te denken en advies bij te vragen. Want we gaan toch niet meer die ladekasten met mappen meeverhuizen naar het nieuwe pand?

Tot slot: maak ook – nee, juist- de dagelijkse kantoorapplicaties als Word en Excel een onderdeel van je Digitaliseringsstrategie.