Nederlandse Supply Chain ondersteuning in Harare!

Pearlspot

Pearlspot is een productiebedrijf van flessen “purified water en een distributiebedrijf voor “andere” consumentenproducten. Corona is een moeilijke tijd geweest voor bedrijven in Zimbabwe. Na Corona heeft Pearlspot een sterke groei van hun bedrijf gezien. Het vierde kwartaal van 2023 was een recordkwartaal. Pearlspot heeft ook sterke groei voorspeld in de komende jaren. Dit legt druk op de “backoffice”-processen zoals orderbeheer, magazijnbeheer, transport en distributie, en de organisatie, het aantal nieuwe mensen dat betrokken is en hun rollen en verantwoordelijkheden. Ook de systemen en hoe ze interacteren met de organisatie. Dit zijn de gebieden waar ik samen met Pearlspot aan heb gewerkt.

Gouden business

Zimbabwe heeft een subtropisch klimaat. Temperaturen variëren tussen 25 en 30 graden Celsius. De kwaliteit van het waternetwerk is niet erg goed. Dit betekent dat de vraag naar schoon water hoog is en groeit. De winkels, en dat zijn er veel, zijn de belangrijkste leveranciers van schoon gebotteld water. Voorlopig bedient Pearlspot de regio Harare, de stad telt 1,4 miljoen inwoners en het gebied 2,8 miljoen mensen. De groei is nu gericht op het uitbreiden van het bedrijf in heel Zimbabwe.

Kansen

De officiële opdracht was om de backoffice-processen te onderzoeken en observaties en aanbevelingen voor het bedrijf te geven. Tijdens mijn eerste dagen nam David, de algemeen directeur, mij mee en introduceerde mij in de verschillende processen van het bedrijf. Al vrij snel, dankzij de uitstekende samenwerking van David en het volledige personeel van het bedrijf, hebben we ons gericht op:

• Data-analyses.
• Magazijnbeheer, het aantal locaties en wat te bewaren.
• Organisatie, wie moet wat doen en de rapportagestructuur.
• En een model voor de interactie van de verschillende functies (Sales & Operations Planning-proces).

Het begint allemaal met Data

Bij Pearlspot zijn er verschillende systemen, voornamelijk gericht op accounting en klantactiviteit. Daarnaast maakt elke functie rapporten, productie-, magazijn-, transport- en distributierapporten. Dus over het algemeen heeft het bedrijf veel gegevens, data. We hebben vastgesteld dat het gebruik van deze gegevens aanzienlijk kan worden verbeterd. Het vereist een juiste gegevensverzameling, registratie van gegevens en ontwikkeling van standaardrapporten plus analyses om speciale activiteiten zoals investeringen te ondersteunen.

Magazijnbeheer

Als je ruimte tekort komt, worden mensen heel creatief waar ze hun goederen neerzetten. Bij Pearlspot heeft de fluctuatie in het bedrijf en de groei meer vraag naar ruimte gecreëerd. Om deze ruimte te vinden, was het een grote stap om ruimte buiten de productielocatie te gebruiken. Je voegt complexiteit toe aan het beheer van meerdere locaties voor het opslaan van grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Het vereist planning! Uiteindelijk hebben we drie magazijnlocaties gecreëerd en een logica bedacht voor wat we waar moeten opslaan?

Organisatie

Het aantal werknemers binnen Pearlspot is snel gegroeid. Het managementteam is in de afgelopen 4 maanden gegroeid van 3 naar 7 mensen. Dit creëert de behoefte aan snel leren, niet iedereen is direct op snelheid in zijn/haar nieuwe positie. Sommige van de organisatiestructuren zijn nog steeds gebaseerd op de oude situatie. Samen met het team hebben we een nieuwe “wie doet wat” plus een organisatiestructuur opgesteld.

Een structuur om samen te werken en een functioneel evenwicht te vinden in het bedrijf

Een groter bedrijf, meer mensen betrokken, meer verkoop, meer producten, de complexiteit van twee stromen, een productiestroom en een distributiestroom. De noodzaak van “hoe samen te werken”. Om aan dit onderwerp te werken, heb ik het Sales & Operations Planning-proces aangepast en geïntroduceerd. Dit is een planningsproces om de vraag en het aanbod van een bedrijf in evenwicht te brengen. Voor nu heb ik het model gepresenteerd en uitgelegd, waarbij ik mij realiseer dat er veel werk moet worden verzet voordat S&OP wordt overgenomen.

Toekomst

Tijdens mijn verblijf hebben we ook enkele gebieden voor de toekomst geïdentificeerd waarop we ons willen richten, namelijk: duurzaamheid, milieuvriendelijke verpakkingen, de juiste bron van water! Genoeg om ze ergens in de toekomst te bezoeken!

Het bovenstaande artikel is geschreven door Peter Bol. Peter Bol is een senior expert binnen de PUM -organisatie in de sector Sales & Value Change. Peter Bol is ook een senior partner binnen de UC Group, onderdeel van de Home-Tribe Planning & Customer Service.