Manage je kennis over kennismanagement

Voor veel organisaties is dit een doel en staat dit op de planning. Maar kennismanagement is zo makkelijk nog niet. De transitie van kennis van collega naar collega is niet zo vanzelfsprekend. Kennisdeling is niet gewaarborgd met een ICT-tool, het belang en complexiteit van kennisdeling worden veroorzaakt door een aantal aspecten.

Waarom is kennisdeling belangrijk?

Kennis is iets wat een organisatie tekent, zonder kennis van zaken gebeurt er niet veel. Toch is het belang bij het delen van kennis niet altijd even duidelijk. Naast een aantal voor de hand liggende redenen waarom kennisdeling belangrijk is, zijn er ook een aantal proactieve redenen waarom kennisdeling vandaag de dag belangrijk is voor morgen.

Eén van die redenen is de indeling generaties, in 2022 zal de groep 44 t/m 67-jarige de grootste groep zijn en in 2025 zijn de millennials de grootst werkende groep. Meer informatie over deze generatie shift en millennials binnen uw organisatie staat in mijn andere blog: “Waarom is kennisoverdracht belangrijk en waarom is het belangrijk voor een bedrijf om jongeren in dienst te nemen en op te leiden?”

Wat is kennis?

Zoals ook beschreven in “Waarom is kennisoverdracht belangrijk en waarom is het belangrijk voor een bedrijf om jongeren in dienst te nemen en op te leiden?” zijn er twee soorten kennis. Om kennis te delen is het belangrijk om te weten wat die twee hoofdstromen zijn, namelijk ervaringskennis en feitelijke kennis. Ervaringskennis is kennis die iemand beheerst door middel van werkjaren en ervaring, dit is kennis die niet op te schrijven valt, zoals fietsen. Feitelijke kennis is vast te leggen, bijvoorbeeld 1+1=2.

Wat is de winst van een kennisdeelplatform?

Eén van de grootste winsten van kennisdeling is productiviteit, met goede kennisdeling voorkom je dat een collega exact dezelfde kennis al heeft maar jullie allebei bezig zijn met het vergaren van deze kennis. Maar kennisdeling gebeurt niet spontaan. Daarom is de winst van een kennisdeelplatform dat er een centrale plek is waar alle cruciale kennis verzameld wordt. Terugkomend op de generatie shift betekent dit dat ervaringskennis van werknemers met meer ervaring hierdoor ook gewaarborgd is.

Wat is de uitdaging?

De grootste uitdaging van kennismanagement en kennisdeling via een kennisdeelplatform zit in de cultuur van een organisatie en het doel waarmee kennis wordt gedeeld. Het is belangrijk dat medewerkers en collega’s het nut inzien van het delen van kun kennis en iedereen zich comfortabel voelt bij het delen van kennis. Op deze manier is er een balans tussen mensen die kennis brengen en mensen die kennis halen, en hoe meer mensen mee doen en actief bezig zijn met de kennisdeling hoe meer waarde er wordt gecreëerd op het kennisdeelplatform. Wel is uiteraard belangrijk dat hier genoeg tijd voor beschikbaar is en de juiste tool beschikbaar is om dit te ondersteunen.

Een andere grote uitdaging is het doel en de strategie van de kennisdeling. Het is wenselijk dat het doel hiervan ligt in het maximaliseren van de klantwaarde en niet op het vastleggen van kennis, waarom? Dit heeft te maken met de push en pull strategie, als kennis van collega naar collega wordt gepushed via een kennisdeelplatform is de kans groot dat het overzicht op het kennisdeelplatform verdwijnt en veel kennis niet wordt gebruikt. Wat demotiverend werkt. Op het moment dat er een pull ontstaan aan kennis vanuit collega’s en medewerkers uit het kennisdeelplatform is de informatie en kennis op het platform van belang en wordt dit gebruikt, hierdoor behoud je overzicht en werkt dit motiverend voor zowel de werknemers die kennis halen als de brenger van kennis.

Wat zijn de grootste succesfactoren?

De grootse succesfactoren van een goed werkend kennisdeelplatform zijn dus:

De cultuur

Een cultuur waarin iedereen zich comfortabel voelt om kennis te delen is wenselijk voor het laten slagen van een kennisdeelplatform. Duidelijk afspraken over het documenteren en vastleggen van de kennis is belangrijk. Daarnaast is elke medewerker anders, hiervoor moet ruimte zijn dat iedereen zichzelf ontwikkelt in het delen of opnemen van kennis

Juiste methode en strategie

Een goed werkend systeem is wenselijk, een computer en software dat niet mee werkt is al frustrerend genoeg op de activiteiten die prioriteit hebben op een gemiddelde werkdag. Als het toevoegen of halen van kennis van een kennisdeelplatform wordt belemmerd door onjuiste soft-en/ of hardware heeft dit een negatieve invloed. Daarnaast is het doel en de strategie van de kennisdeling bepalend voor het succes. Een pull-strategie is belangrijk met als doel het maximaliseren van de klantwaarden.

De juiste focus op ervaringskennis

Focussen op ervaringskennis die moeilijker vast te leggen is dan feitelijke kennis is belangrijk. Ervaringskennis kan bijvoorbeeld worden vastgelegd door trajecten die door collega’s zijn gedaan toe te voegen op het kennisdeelplatform. Hierdoor kunnen nieuwe ervaringen en bevindingen die hieruit worden gehaald worden gebruikt door collega’s, zo vindt niet iedereen opnieuw hetzelfde wiel uit.

Resultaat

Het resultaat voor UC Group door de uitkomst van mijn onderzoek, is een roadmap naar een kennisdeelplatform. Ik heb gekozen voor een roadmap omdat hiermee de bibliotheek achter het kennisdeelplatform langzaam gevuld kan worden, waardoor de waarde groeit. Op het moment dat de waarde groeit en de inhoud groeit, kan het systeem en de investering mee groeien. Om hiermee te beginnen heb ik gekozen voor een bestaand en bekend systeem binnen UC Group waardoor de drempel laag ligt om te starten met het delen van kennis.

Het beheer van het kennisplatform ligt in dit ontwerp bij de UC Young Professionals. Bijkomend voordeel daarvan is dat de transitie van ervaringskennis van generatie naar generatie dan al gewaarborgd is.

Nu mijn stage erop zit kijk ik heel erg uit naar de komende tijd als Young Professional bij UC Young Professionals om met mijn eigen product te werken. Ben je benieuwd wat kennisdeling voor jouw organisatie kan betekenen of wat mijn bevindingen zijn ten opzichte van het ontwikkelen van een kennisdeelplatform kun je mij bereiken op:
Laurens@ucgroup.nl
+31 6 28 33 56 54
Dan kan ik mijn kennis delen met jou over kennismanagement binnen jouw organisatie!