Is er meer na Excel?

Aanleiding

Excel is extreem flexibel en biedt een breed scala aan formules, vormgevingsmogelijkheden en geavanceerde (ingebakken) functionaliteit. Zaken waar de gemiddelde controller, boekhouder, manager of welke functionaris die “data wil bewerken” graag mee aan de slag gaat. Zonder diepgaand onderzoek durven we de stelling wel aan dat Excel de meest wijdverbreide en meest intensief gebruikte tool is om management informatie te genereren als ook te presenteren. Is er ondanks de populariteit van Excel ook e.e.a. af te dingen op het succes? Is er ook zoiets als “de volgende stap” en waarom zou je die stap maken of zelfs wagen? Deze vragen stellen leidt impliciet tot de beantwoording ervan. Ja, er is genoeg af te dingen op het succes en Business Intelligence & Big Data worden (al jaren) genoemd als oplossingen “voorbij Excel”.

Laten we aan de hand van een aantal voorbeelden proberen wat meer duidelijkheid te scheppen

De beperkingen van Excel

Vincent de controller neemt het werk over van een collega en erft zijn verzameling Excel spreadsheets. Bij de eerstvolgende maandafsluiting zoekt hij naar een analyse sheet die inzicht geeft in de omzet en marge ontwikkeling. Er blijken meerdere versies van de file te zijn waar o.b.v. versie en/of bewerkingsdatum niet direct blijkt wat de correcte versie is. De aansluiting met de financiële administratie is niet aanwezig of gemaakt en dus bestaat twijfel aan de betrouwbaarheid van de gegevens. Daarnaast blijkt bij nadere analyse van de file dat op sommige plaatsen harde waarden zijn ingevoegd. Waar deze vandaan komen en waar ze op gestoeld zijn blijkt nergens; een verklaring voor het verschil met de administratie zijn deze getallen ook niet.

Bij het updaten van de omzet/marge file geeft Excel een aantal keer “(not respondent)” aan. De refresh van de file leidt tot een bestand van 80MB voor alleen de gedetailleerde omzetgegevens. Vincent zit vooral te wachten tot en te hopen dat Excel er doorheen schiet. Aanpassingen in formules om bijvoorbeeld totalen te maken wil hij graag toevoegen, maar zal weer de nodige rekenkracht en tijd vergen. Als hij uiteindelijk de cijfers voor de nieuwe maand heeft opgeleverd, deze koppelt aan de historische resultaten worden deze besproken met de commercieel directeur Jan-Willem. Er ontstaat een situatie dat men eerst een uur bezig is te kijken welk rapport en welke omzet nu correct is. Jan-Willem heeft namelijk een vorige versie waar hij wat formule aanpassingen heeft gemaakt en een andere draaitabel, zodat het beter gepresenteerd wordt. Na enige tijd blijkt dat Jan-Willem een totaal andere definitie (formule) gebruikt om de marge te berekenen.

Bovenstaande situatie zijn wij in onze praktijk regelmatig tegengekomen en vindt ook plaats als Vincent met logistiek manager Bob over omloopsnelheden van de voorraad praat. Uit aangeleverde sheets van account managers haalt Vincent met de regelmaat van de klok formule fouten; bijvoorbeeld van een bereik dat niet is aangepast waardoor een deel van de data niet in het totaal zit (en een verschil veroorzaakt). Excel is vooral ontwikkeld als een persoonlijke productiviteit-tool waarin toepassingen voor een specifiek toepassingsgebied, een specifieke vraag of specifiek inzicht wordt ontsloten. Excel wordt echter steeds meer gebruikt als bedrijf kritische applicatie voor het inzichtelijk maken van bedrijfsbrede management informatie. Dit stelt zwaardere eisen aan beveiliging, manipuleerbaarheid van data, toegankelijkheid en inhoudelijke juistheid.

Business Intelligence (BI)

Daar waar je normaliter tegen de grenzen van Excel begint te lopen en bovenstaande situaties te veel impact heeft op de snelle beschikbaarheid van Management informatie is de eerstvolgende stap om informatie te bewerken en ontsluiten Business Intelligence (BI). Een BI tool stelt de organisatie in staat de bewerking van grote(re) hoeveelheden gestructureerde data gecontroleerd te laten verlopen. Definities van Omzet, marge, winst etc. liggen vast in de tool zodat alle gebruikers kijken naar dezelfde informatie.

BI maakt een duidelijk onderscheid tussen de bewerking van data en de “consumptie” van informatie. De informatieconsument maakt gebruik van het dashboard waarmee de informatie (visueel) beschikbaar wordt gesteld. Dit dashboard heeft diverse flexibele mogelijkheden om informatie vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en snel verder in te zoomen naar een bepaald detailniveau. Data bronnen nodig voor het kunnen genereren van de dashboards worden in een data-model ingeladen, gekoppeld met andere databronnen, getransformeerd en geoptimaliseerd voor “ondervraging” vanuit het dashboard. Tegenwoordig zijn er veel aanbieders van BI tools die krachtige, veilige en schaalbare oplossingen bieden om (een deel) van de Excel rapportage te vervangen.

Big Data

Big Data wordt veelal gezien als “The Next Big Thing” ; een in ontwikkeling zijnd vakgebied waar m.n. de (technische) tools de definities domineren. Niet zozeer de vaste “ETL” structuur die BI domineerde (opslag alle data, gestructureerd extracten eruit halen, transformeren en laden) als wel het technisch zo optimaal (efficiënt / effectief) afvangen, verwerken van extreem grote hoeveelheden ongestructureerde data / informatie (samples), opslaan en tenslotte visualiseren kenmerkt deze fase.

Informatie

Of het nu Excel, BI of Big Data is, uiteindelijk dienen de tools en bijbehorend processen ertoe om data om te zetten in informatie. Informatie die inzicht geeft en aanzet tot een actie of besluitvorming.

Ronde Tafel

UC Group organiseert een Ronde Tafel op 17 mei met als onderwerp “Biedt een BI tool meer dan Excel?”. Aan de hand van een praktijk case zoeken wij dit samen met u uit. Deze interactieve middag biedt voldoende ruimte voor discussie en inbreng vanuit verschillende invalshoeken. Dit gaat interessante ontdekkingen opleveren!

Meld u nu hier aan om deel te nemen.