Een nieuw ERP, TMS of WMS? Handvaten voor optimale dataconversie!

Gegevens moeten eenduidig, geschoond, ontdubbeld en traceerbaar zijn voordat ze worden geïmporteerd in het nieuwe systeem. Data-analyse zal er toe leiden dat er een goede start kan worden gemaakt met het nieuwe ERP, TMS of WMS systeem.

Creëer schone data

Om ‘schone data’ te realiseren zijn er een aantal belangrijke zaken die u goed in het oog moet houden tijdens het proces van dataconversie.

Als eerste moet de vraag gesteld worden of data geconverteerd gaat worden. Als dit proces (deels) handmatig wordt aangepakt levert dit diverse voordelen op: gegevens kunnen worden gecontroleerd op eventuele fouten die hersteld kunnen worden, en het is tevens een goede kennismaking met het gebruik van het nieuwe systeem.

De logische vervolgstap is het opschonen van de data. Het is verstandig met dit proces te starten zodra uw organisatie zich gaat oriënteren op een nieuw systeem. Dit omdat de ervaring leert dat hier tijdens het implementatieproces niet voldoende tijd voor kan worden vrij gemaakt. Het proces van data opschoning moet gericht zijn op samenhang en traceerbaarheid van de gegevens. Een goed handvat hierbij is dat het gebruik van onjuiste velden zoveel mogelijk moet worden verminderd om samenhang van de data te garanderen. Data kunnen bijvoorbeeld door een datadump of bij een eerdere migratie verkeerd geïmporteerd zijn waardoor een database vervuild is. Ook moet worden vastgelegd waar de data vandaan komen zodat deze traceerbaar zijn.

Documenteer!

Naast vastleggen waar data vandaan komen is het een goed idee om, vanaf de start van het project, te documenteren welke bijzonderheden er tijdens de conversie gecorrigeerd moeten worden door de leverancier van de nieuwe software. Vaak wordt dit tijdens de daadwerkelijke implementatie nog vergeten. Hier kan ook worden genoteerd als er bijvoorbeeld aanpassingen zijn in het bestaande systeem, bijvoorbeeld afwijkende afspraken met een klant of leverancier.

Actieve én inactieve data migreren?

Voor dataconversie is een peildatum vereist. Het zou niet zo moeten zijn dat bijvoorbeeld alle inactieve klanten of artikelen die niet langer worden verkocht worden gemigreerd naar het nieuwe systeem.

Inactieve data brengen de kwaliteit en daarmee de schoonheid van de geïmporteerde gegevens in gevaar. Als u de historische gegevens van voor de peildatum wel wilt bewaren dan kunt u een aantal zaken overwegen.

De meest simpele optie is uw oude systeem hiervoor blijven gebruiken. Wilt u dat niet, dan kunt u een kopie maken die u na go-live nog kunt benaderen. Een derde optie voor het veiligstellen van de historische data is het gebruik van een Business Intelligence systeem. In een BI systeem kunt u data vanuit verschillende systemen relatief eenvoudig koppelen. Het is sowieso verstandig om uw rapportage of BI omgeving te koppelen aan uw oude en nieuwe systeem. Bij het testen is dan namelijk eenvoudig vast te stellen of dezelfde waarden worden berekend voor, niet direct in het oog springende, zaken zoals kostenplaatsen, bonus en/of toeslagreserveringen op klant- en of orderniveau.

Als u rekening houdt met bovenstaande dan kunt u met een gerust hart aan de slag met uw nieuwe systeem met daarin alleen ‘schone data’.

Een schone start gewenst!

Edwin is specialist in data-analyse en heeft veel ervaring in migratie trajecten tijdens ERP, WMS en TMS implementaties. Vragen over dit onderwerp? Neem even contact op met Edwin!