Excellente logistiek begint aan de voorkant

In magazijnen wordt keihard gewerkt om iedere dag weer grote hoeveelheden goederen te ontvangen, te registreren, om te pakken en op te slaan. Helaas gaat het meer dan eens mis doordat inkomende vrachten niet overeenkomen met wat je als ontvanger had gehoopt of verwacht. Zendingen zijn incompleet of bevatten de verkeerde artikelen, labels ontbreken of zijn niet correct aangebracht, omdozen bevatten teveel of te weinig artikelen. Dit leidt tot logistieke faalkosten die enorm oplopen, gemiddeld wel tot 10% van je bedrijfsomzet (Bron: Evofenedex). Het goede nieuws is dat je door het beter organiseren van je inboundproces die kosten voor een groot deel kunt voorkomen. Ik geef hiervoor drie adviezen.

Advies 1: Zoek win/win met leveranciers

Het is niet chique om iemand anders de schuld te geven, maar de grootste oorzaak van fouten bij inbound ligt bij toeleveranciers die hun labelling-proces niet voor elkaar hebben. Om een inslagproces snel en foutloos te laten verlopen, zijn die labels nu eenmaal cruciaal. Je wilt bij een vrachtwagen die aan het dock staat met één scan de hele zending kunnen identificeren zodat je meteen weet wat erin zit. Je wilt dat er SSCC-labels op pallets zitten en EAN-codes op omdozen en artikelen zodat je niets meer handmatig hoeft in te voeren. Helaas is zo’n ideale situatie nog lang geen werkelijkheid.

Een kenmerk van een ontvangstproces is onvoorspelbaarheid, er kan van alles gebeuren. Bedrijven hebben soms wel honderden toeleveranciers die allemaal een andere ‘graad van volwassenheid’ hebben als het gaat om databeheer en labelling. De volwassen partijen werken volgens GS1-protocollen en houden zich aan instructies, maar bij heel veel kleinere leveranciers is het administratief gezien vaak een rommeltje. Die partijen zul je helaas zelf moeten opvoeden. Financiële prikkels kunnen daarbij zeker helpen, maar mijn tip is om terughoudend te zijn met boetes. Die worden bij de volgende order gewoon in de prijs verdisconteerd. Beter is om samen met leveranciers naar een win/win te zoeken en te laten inzien dat ze zelf ook profiteren van een snellere supply chain en dat ze bijvoorbeeld sneller kunnen factureren.

Advies 2: Richt je systemen beter in

Mijn tweede advies betreft het inboundproces zelf en het Warehouse Management Systeem dat dit moet ondersteunen. Zo’n WMS moet zorgen voor een waterdichte ‘check’ aan de poort zodat je zeker weet dat elk binnenkomend item aan alle voorwaarden voldoet. Zijn het de juiste artikelen? Hebben we deze daadwerkelijk besteld? Kloppen de aantallen, de gewichten en de formaten? Zitten er juiste labels bij? Dwing met je WMS af dat al deze checks worden doorlopen en dat medewerkers hierin geen fouten kunnen maken. Zorg ook dat systemen gebruiksvriendelijk zijn; dus geen cryptische foutmeldingen op slecht leesbare schermen maar duidelijke afbeeldingen die voor iedere uitzendkracht direct duidelijk zijn.

Een absolute basisvoorwaarde voor een goed werkend systeem is dat van alle producten en ladingsdragers de basisgegevens goed zijn vastgelegd. Hoe zwaar is een artikel? Wat zijn de afmetingen? Hoeveel producten zitten er in een omdoos? Door al deze masterdata netjes vast te leggen, kun je met weegschalen en dimensiescanners het hele ontvangstproces snel en efficiënt laten verlopen. Bij veel verpakkingen en omdozen kun je aan de buitenkant namelijk niet zien hoeveel items erin zitten en is een vergissing snel gemaakt. Met een goed ingericht WMS en accurate masterdata haal je mismatches er direct uit.

Advies 3: Investeer royaal in personeel

Je kunt nog zulke goede systemen hebben, bij inslag blijft de factor mens van groot belang. Door het onvoorspelbare karakter en de grote diversiteit aan leveranciers, zullen er altijd uitzonderingen en incidenten zijn. Dan heb je oplettende en goed opgeleide medewerkers nodig om hierin de juiste beslissingen te nemen. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Er is een nijpend tekort aan logistiek personeel en er wordt niet voor niks al zo veel met flexwerkers gewerkt. Omdat die slechts tijdelijk werkzaam zijn, zijn bedrijven geneigd om het inwerken tot een minimum te beperken.

Mijn advies is om juist bij inbound royaal in personeel te investeren. Ook dit begint aan de voorkant: bij het selecteren van de juiste mensen en het bieden van een gedegen opleiding. Voorkom dat nieuwe mensen snel afhaken door vooraf meer tijd aan ze te besteden en beter te onderzoeken of ze echt geschikt zijn voor de job. Laat ze eens een dagje meelopen. Als beide partijen dan nog steeds enthousiast zijn, dan weet je ook dat je meer tijd in de opleiding kunt steken. Je zult zien, deze investering betaalt zich dubbel en dwars terug door de extra kwaliteit die ze gaan leveren.

Kwaliteit boven efficiency

Hopelijk hebben we je met bovenstaand verhaal aan het denken gezet. Misschien ben je al verder en ervaar je onze adviezen als ‘open deuren’. In dat geval is mijn tip om ze toch nog eens langs te lopen. Worden ze in jouw warehouse-operatie ook echt in de praktijk gebracht? Mijn ervaring is namelijk dat veel logistiek managers heus wel weten hoe je een goed inboundproces inricht maar dat de aandacht hiervoor snel verslapt. Ze zijn vaak primair op efficiency gefocust en minder op kwaliteit. Ze zien ook op tegen de investeringen omdat ze worden afgerekend op lage kosten.

Maar het mooie van inbound-logistiek is dat een investering in kwaliteit snel weer wordt terugverdiend door de efficiencyvoordelen die het ook oplevert. Als iedere inkomende zending correct is en de juiste labels bevat hoeven medewerkers veel minder handmatige handelingen te verrichten.

Een goed georganiseerd inboundproces leidt tot meer kwaliteit EN een hogere efficiency.