ERP implementeren: focus op de reis en leg verantwoording bij de business

In mijn vorige drie blogs nam ik jullie al mee langs de eerste vijf voorwaarden voor succesvolle ERP implementatie. Ik heb zo nog even voor je opgesomd:

• Waarom wil je ERP implementeren? 
• De onderschatting van ERP implementeren
• Automatiseer structuur
• Stick to the plan
• Uw medewerker

We zijn dus op 50% en na het lezen van dit blog zijn we zelfs op 70%! Zo, dan weten jullie in ieder geval hoe ver jullie al zijn. Want communiceren over de voortgang is belangrijk. En laat dat nu nét de volgende voorwaarde zijn die ik met jullie wil bespreken.

Voorwaarde 6 – Communiceer over de voortgang

‘Pappa, is het nog ver?’ zegt een klein stemmetje vanaf de achterbank van de auto. Je bent net een half uur geleden vertrokken vanaf huis nadat je de auto had volgeladen voor een trip naar Zuid Frankrijk. Met dus nog minimaal veertien uur rijden voor de boeg.

Voordat je antwoord geeft denk je even goed na. Je hebt de neiging om te zeggen: ‘Schat, we zijn nét vertrokken en moeten nog de hele dag in de auto zitten. En morgen ook!’ Maar ja, dat wil de kleine niet horen en zal niet bevorderlijk zijn voor de sfeer onderweg.

Daarom zeg je: ‘We gaan naar een hele mooie plek. Het is er lekker weer. Je kan er zwemmen en kan er allerlei leuke dingen doen. Daarvoor moeten we wel even in de auto zitten. En dat zal best nog even duren. Al zijn we al bijna in België. Zullen we een spelletje doen en alle Belgische auto’s die we zien tellen?’ ‘JEEEEJ, LEUK!’ hoor je vanaf de achterbank.

Pfoeh….voor nu lijkt het te werken.

Bovenstaande anekdote zal voor veel mensen herkenbaar zijn. Dan wel als kind op de achterbank. Dan wel als ouder achter het stuur. We willen allemaal op de hoogte blijven van de voortgang van de reis. En als dat nog lang duurt dan is het zaak dat we gewoon de voordelen van de eindbestemming voor ogen blijven houden en vooral de reis zélf zo leuk mogelijk maken.

Natuurlijk geldt dat ook voor een reis als die van een ERP implementatie. Houd betrokkenen dus altijd op de hoogte van de voortgang. Benoem vooral de positieve veranderingen. Vier de tussentijdse successen. Laat de betrokkenen genieten van de reis zélf.

Voorwaarde 7 – ERP is geen IT

Het ziet er uit als IT, ruikt naar IT en smaakt naar IT. Dan zal het wel IT zijn, toch? Dus laten we het nieuwe ERP pakket ook lekker door de IT afdeling implementeren. Hoppá, over de schutting ermee. We horen het wel als het klaar is.

Fout! Een ERP systeem is veel meer dan alleen het ijzer en de software implementatie. Het is geen IT foefje. Het is – naast de medewerkers – hét belangrijkste hulpmiddel binnen de hele organisatie. Ga er dan ook zo mee om. Het is de ultieme gereedschapskist waar de business continu allerlei belangrijke gereedschappen uit kan halen. Het is het smeermiddel tussen de processen. Haal het weg en de raderen van je organisatie lopen onherroepelijk vast.

De tijd dat er een aparte IT afdeling was die zich volledig afzijdig hield van de rest van de organisatie ligt gelukkig ver achter ons. Op ICT opleidingen is bedrijfskundige kennis tegenwoordig net zo belangrijk als pure technische kennis. Leg de druk van een ERP implementatie daarom nooit alleen bij IT maar vooral bij de Business. Leg daar ook de verantwoording voor het slagen van het implementatieproject.

Zo, we hebben nog drie belangrijke voorwaarden te gaan. Wil je weten welke dat zijn? Blijf ons dan volgen!

Roald is ERP specialist en heeft meer dan 20 jaar ervaring met het implementeren en verbeteren van processen door de inzet van ERP.