BI: van virtueel rekenvel naar real time inzicht

Wit gemetselde Excel muren

Ik zal je een voorbeeld geven. Steeds vaker loop ik tijdens mijn interim klussen tegen prachtige witte gemetselde Excel muren aan. Muren die mensen – ik noem ze even Excel fetisjisten – heel knap zelf hebben gebouwd.

Alles zit er op en er aan en het ziet er op het eerste gezicht allemaal solide uit. Maar toch hebben ze vaak de tand des tijds niet doorstaan.

Want als je goed kijkt dan zie je her en der toch wat haarscheurtjes in de muren verschijnen. En soms is het net of er tussen de broze voegen door al wat dingen ontsnappen. En het fundament van de muur? Tsja…

Ook blijken er verschillende versies van het bestand door het bedrijf rond te zweven. Daarbij staan op sommige plekken in de sheet enkele ‘vaste waarden’ waarvan niemand eigenlijk nog weet waar ze vandaan komen. Maar toch valt er niet aan te tornen. Alsof Mozes zelf ze als onwrikbare geboden in de virtuele kleitabletten heeft gebeiteld.

Toegegeven: de rekensheets – en de bouwers ervan – hebben hun nut bewezen. Maar het is hoog tijd voor verandering.

Blijvend verbeteren

Bij UC Group staan we voor ‘blijvend verbeteren’. Onderstaand plaatje geeft dit schematisch goed weer. Daarom kijken wij graag naar hoe we zaken als deze kunnen verbeteren.

Volgens mij draait het – ook bij Excel gebruik – vooral om overzicht en inzicht. En hoe verkrijg je beter inzicht dan met een visuele presentatie?

Toegegeven, dit is mijn stokpaardje. Niets maakt me blijer dan data die verandert in ‘informatie’ door een mooie, goede visuele presentatie. Aan mijn opdrachtgevers dan vervolgens de taak om deze informatie om te zetten in concrete actie. En dus waarde voor hun organisatie.

Natuurlijk zijn die visuals enkel het toplaagje, het vernis. Wat daar onder draait – het fundament – is veel belangrijker.

Business Intelligence en Big Data

En dat is vaak geen Excel. Maar wel een moderne Business Intelligence (BI) tool.

Daarnaast heeft BI ook een broertje (of eigenlijk grote broer) gekregen in de vorm van Big Data. Waar BI goed is met terug kijken en historische data is Big Data juist goed in een stukje real time informatie en vooruit kijken met data.

Met Big Data kan je uit bakken met ongestructureerde data, waar je ook weer andere datastromen op aan kunt sluiten, inzichten toveren. Het kijkt wel magie. Big Data heeft zelfs de neiging om al vragen te beantwoorden waarvan je nog niet eens wist dat je ze kon stellen!

Toch blijft ook hier het principe ‘garbage in is garbage out’ overeind. Dus de kwaliteit van de data blijft, net als bij Excel en BI, altijd leading. Dat geldt trouwens ook voor de man of vrouw die achter de knoppen zit.

Dus om de vraag uit het begin te beantwoorden: voldoet Excel nog voor ons? Tsja, dat ligt er aan. Wees je in ieder geval bewust van de gevaren en tekortkomingen. En natuurlijk heeft Excel de afgelopen jaren ook een enorme kwalitatieve ontwikkeling doorgemaakt.

Maar ik denk dat het wijs is om ook eens de alternatieven te bekijken. Inclusief de voor- en nadelen die daar bij horen.

Ronde Tafel

Daarom organiseert UC Group binnenkort een Ronde Tafel. Om inzichten te delen. Nieuwe dingen te laten zien. En vooral om je te prikkelen en inspireren.

Maar pas op: het wordt geen sessie waarbij je achteruit kunt zakken om te gaan luisteren. Nee, je gaat zélf achter de knoppen. Om zo zelf de vraag te beantwoorden of Excel nog voldoet.

En ja, ook Excel fetisjisten zijn welkom. Graag zelfs!